Terug naar alle blogs
20 oktober 2020
Leestijd:
5 minuten

Succesvolle software implementatie in het Hoger Onderwijs!

Tijdens elke implementatie zien wij dezelfde succesfactoren terugkomen. In deze blog delen we de meest voorkomende succesfactoren.

Auteur:
Gijs Boosten

Succesvolle software implementatie in het HO!

Eén van de factoren die het succes van Academy Attendance binnen een opleiding bepaalt, is hoe het implementatietraject verloopt.

Creëer een early win voor de betrokkenen, zodat zij de meerwaarde van de software snel te zien krijgen

Daarbij hebben wij door de jaren heen gemerkt dat het belangrijkste is dat beide partijen (de leverancier & de opleiding) hier gezamenlijk in optrekken. De afgelopen jaren hebben wij Academy Attendance geïmplementeerd bij veel verschillende opleidingen, onder andere een geneeskundeopleiding met meer dan 500 docenten en een private opleiding. In deze blog lees je onze 5 belangrijkste lessons learned voor een succesvolle implementatie.

1) Maak een duidelijke roadmap met verantwoordelijkheden

Een goed begin is het halve werk. Dit geldt zeker ook als het gaat om een implementatietraject binnen een opleiding. Wij zien dat het benoemen van de verantwoordelijkheden en taken en het opstellen van deadlines ervoor zorgt dat er structuur in de implementatie blijft. De opleiding kan ons aanspreken als wij onze deadlines niet halen en vice versa. Hierin zijn wij in de loop van de jaren steeds strakker geworden, het succes voor beide partijen hangt immers af van het implementatietraject.

2) Bepaal vooraf waarom en hoe je de software gaat gebruiken

Wij zien vaak dat opleidingen bij ons komen met het probleem: “Aanwezigheid bijhouden is veel gedoe” en vervolgens concluderen: “jullie kunnen dat oplossen met Academy Attendance”. Hierin wordt vaak over het hoofd gezien dat er ook een verantwoordelijkheid ligt bij de opleiding. Denk hierbij aan:

  • Hoe ga je om met docenten die geen aanwezigheid bijhouden?
  • Wat doe je als studenten frauderen met de registratie?
  • Hoe gebruik je de feedback die je van studenten krijgt als je de feedbackmodule inzet?
  • Voor welke onderwijsactiviteiten registreer je de aanwezigheid?

Als management of docententeam moet hierin één lijn worden getrokken. Voordat Academy Attendance in gebruik wordt genomen is het noodzakelijk om op onder andere deze punten beleid te bepalen. Aan de hand hiervan kan Academy Attendance nog beter geconfigureerd worden én is het voor studenten duidelijker wat de gang van zaken is. Bovendien volgen hieruit ook heel natuurlijk de benodigde doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens, wat de implementatie op het gebied van privacy versnelt en verduidelijkt.

3) Creëer een early win voor de betrokkenen

Het is belangrijk dat de verschillende gebruikersgroepen snel het nut zien van de nieuwe software. Hier kan in het implementatietraject rekening mee gehouden worden. Voor Academy Attendance is dit bijvoorbeeld dat docenten al bij de eerste les zien dat het hen tijd bespaart en voor studenten dat zij bij hun eerste afwezigheid een bericht krijgen hoeveel lessen zij nog mogen missen. Op deze manier is de meerwaarde van de software duidelijk en zullen de gebruikers het (nog) meer omarmen.

Voorbeeld van een early win
Een van de early wins voor het mangagement is dat zij in de eerste lesweek kunnen zien hoeveel studenten daadwerkelijk naar hun activiteiten komen. Hiermee hebben zij al in de eerste week een beeld van hoe groot de actieve studentenpopulatie is.

4) Start eenvoudig en ga dan pas alle functionaliteiten gebruiken

Het implementatieteam is vaak erg enthousiast en ziet mogelijkheden voor alle functionaliteiten van de software. Hierdoor kan het voor gebruikers onduidelijk zijn hoe de software precies werkt, bijvoorbeeld als er allerlei menu-items of knoppen zijn die zij nooit gebruiken. Daarom raden wij aan zo eenvoudig mogelijk te starten en geleidelijk uit te breiden met nieuwe functionaliteiten. Hierdoor groeien de gebruikers mee met de nieuwe opties en blijft de software voor hen begrijpelijk.

Quick reference card Academy Attendance
Een voorbeeld van onze Quick reference card, waarbij docenten op 1 pagina kunnen zien hoe de belangrijkste functionaliteiten van het product werken. Hierdoor kunnen docenten snel aan de slag met de basisfunctionaliteiten.

5) Reflecteer en evalueer in een vroeg stadium

Het is gebruikelijk aan het einde van een pilot of proefproject te evalueren over hoe het gebruik is bevallen. Vanuit leveranciers- en ook opleidingsperspectief is dit erg laat, een evaluatie is immers een moment om aan te geven wat goed gaat en wat beter kan. Met name het laatste horen wij graag zo snel mogelijk, zodat wij tijdens een traject wijzigingen (doorgaans in configuratie) kunnen doorvoeren zodat de software nog beter aansluit bij het gebruik. Daarom plannen wij doorgaans vooraf een aantal evaluatiemomenten, zodat aan het einde van de pilot het product geheel is afgestemd op de opleiding.

Daarom plannen wij doorgaans vooraf een aantal evaluatiemomenten, zodat aan het einde van de pilot het product geheel is afgestemd op de opleiding.

Aan de hand van bovenstaande punten valt op te maken dat het implementeren van software in het onderwijs een uitdaging is. Door op bovenstaande punten te letten en door het als een intensieve samenwerking op te pakken zijn wij ervan overtuigd dat het onderwijd software nog meer gaat omarmen.